Trong khi Email cá nhân chỉ là tài khoản thư điện tử của một cá nhân duy nhất, thông thường sẽ theo tên miền từ nhà cung cấp ví dụ như @gmail.com, @yahoo.vn, nhìn rất cá nhân hóa, không đại diện cho doanh nghiệp và không thể quản lý tên miền được.
Còn Email Server là hệ thống máy chủ được thiết kế riêng theo Tên miền của doanh nghiệp, mang đến sự tin cậy, ổn định, tốc độ nhanh, khả năng phục hồi dữ liệu cao, đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin.

- Hỗ trợ đầy đủ các yếu tố tin cậy khi gửi mail như spf, dkim, dmarc, PTR …
- Luôn có sẵn nhiều SMTP backup để đảm bảo việc gửi mail đi không bị lỗi
- Hỗ trợ tính năng CatchAll để cài đặt Email Offline
- Hỗ trợ kết nối Activesync, phân cấp quản trị, tự quản lý cá nhân hóa, giám sát mức sử dụng
- Chủ động theo dõi Log SMTP, giám sát mail nhân viên, add Blacklist/Whitelist, điều chỉnh bộ lọc spam
- Hỗ trợ sử dụng các giao thức SSL có phí đảm bảo an toàn hơn
- Hỗ trợ chữ ký số tránh tình trạng lừa đảo qua email
- Hệ thống giao diện quản trị (control panel) và giao diện WebMail Pro đơn giản, dễ sử dụng - Sử dụng Email trên đa nền tảng như Webmail, Outlook, Gmail , Di động…
- Tính năng thu hồi mail, lập lịch gửi mail, gửi mail nhắc nhở

- Email Server theo Tên miền riêng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và đối tác.
- Tốc độ cao, bảo mật tốt, kèm theo nhiều tiện ích nổi bật.
- Kiểm tra mail mọi nơi: Tại văn phòng (thông qua phần mềm duyệt mail) và tại bất kỳ nơi đâu (khi đi công tác).
- Có thể tùy biến các thông số và chức năng cho từng User.
- Hệ thống backup dữ liệu tránh các nguy cơ như xóa nhầm, máy tính nhiễm virus, thiết bị bị hỏng hoặc mất cắp.
- Giám sát, kiểm tra nội dung gửi - nhận email của từng nhân viên để ngăn ngừa thất thoát thông tin.
- Kiểm soát và ngăn ngừa thư rác, lừa đảo, giả mạo, lây lan virus trong nội bộ.
- Sở hữu địa chỉ IP riêng, đáng tin cậy sẽ bảo vệ hệ thống mail khỏi blacklist, ngăn chặn mối đe dọa spam theo thời gian thực.
- Hỗ trợ tính năng Fowarder Email để cài đặt Email Offline.
- Hệ thống luôn được theo dõi & hỗ trợ 24/7 kể cả Lễ, Tết

Với nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp Email Server trên thị trường, ngoài những tiêu chí cơ bản về tính năng của Email Server còn phải đáp ứng nhu cầu khách hàng như: giá thành, dịch vụ hậu mãi hay chăm sóc khách hàng, thì bạn cần cân nhắc và xem xét kỹ càng khi lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ Email Server sử dụng hệ thống thông qua trung gian hoặc từ đại lý của đơn vị thứ 3 như Google (Gmail), Microsoft (Office 365),... mà không chọn các nhà cung cấp tự xây dựng hệ thống riêng. Vì khi đó sẽ có thể xảy ra một số hạn chế như:
- Trong quá trình sử dụng thường rất ít (thông thường khoảng 48h) hoặc không được support trực tiếp từ nhà cung cấp.
- Đơn vị cung cấp không thể can thiệp trực tiếp vào hệ thống để xử lý sự cố mà phải thông qua bên thứ 3 để được hỗ trợ, gây gián đoạn & tốn nhiều thời gian.
- Chi phí đăng ký thường sẽ cao hơn so với những đơn vị tự xây dựng hệ thống.
- Chỉ có thể sử dụng theo thông số cố định từ bên thứ 3 nên nhà cung cấp không thể xây dựng riêng theo nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
- Không thể chủ động cập nhật thường xuyên các chương trình bảo mật mới.
- Gián đoạn về đường truyền quốc tế, đứt cáp quang sẽ gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động, giao dịch qua email của doanh nghiệp.